Projecten evalueren: een handig stappenplan
Steek je als vrijwilliger of professional veel energie in projecten op het gebied van integratie, discriminatie en emancipatie? En wil je weten wat dit uiteindelijk oplevert? Evaluaties helpen je om antwoord te krijgen op die vraag.
Ruim 20 mensen namen deel aan onze workshop ‘Leren evalueren’, waarin evaluatie-expert Jurriaan Omlo en IDEM-onderzoeker Rita Schriemer tekst, uitleg en voorbeelden gaven van evaluatiemethoden. Kon je er niet bij zijn? Dan lees je hier een stappenplan.
Stap 1: Bedenk wat je wilt bereiken met je project
Het lijkt een open deur, maar vaak worden projecten, bijeenkomsten of activiteiten gepland zonder dat duidelijk is wat het effect ervan moet zijn. Realiseer je dat een project zelf geen doel is, maar een middel. Voor je evaluatie wil je niet alleen weten of je project is geslaagd, maar ook of het zijn doel heeft bereikt.
Tip: Bedenk het doel en middel niet alleen. Vraag ook collega’s, betrokkenen en je doelgroep wat zij willen bereiken. Kijk vervolgens of dat (nog) aansluit op je project.
Stap 2: Formuleer je verandertheorie
Als je weet wat je wilt bereiken met je project of activiteit, ga dan terugredeneren. Dit noemen we backward mapping. Begin met het formuleren van het doel dat je op langere termijn beoogt. Bedenk vervolgens wat er op middellange en korte termijn verwezenlijkt moet worden om het beoogde doel op langere termijn te realiseren. Eindig ten slotte je met de concrete projectactiviteiten en beschikbare middelen. Probeer hierbij ook te onderbouwen waarom je verwacht dat jouw project deze uitwerking op de doelgroep zal hebben. Dit levert een geheel aan veronderstellingen op over hoe je project bepaalde effecten teweeg brengt, de zogenoemde verandertheorie.
Tip: Een verandertheorie maak je bij voorkeur niet alleen. Het onderling bespreken van doelen en interventies kan resulteren in aanpassingen in je oorspronkelijke plan. Het kan zelfs gaan om tussentijdse aanpassingen als het project al gestart is. Let er wel op dat je doelen nog steeds overeenstemmen met de beschikbare middelen en dat je opdrachtgever akkoord gaat met eventuele aanpassingen.
Stap 3: Bedenk indicatoren voor succes
Nu je met de betrokkenen het doel en de gewenste interventies hebt afgesproken, weet je ook al wat je indicatoren voor succes zijn. Als je wilt dat mensen bepaalde kennis opdoen, dan kun je achteraf meten of zij zich deze kennis eigen hebben gemaakt. ‘Relevante kennis opdoen’ is dan een indicator. Hetzelfde geldt voor indicatoren die wijzen op aangeleerde vaardigheden of een andere houding.
Tip: Formuleer je succesindicatoren zo concreet mogelijk. Bijvoorbeeld: na het project kan de deelnemer zelfstandig zijn of haar financiën beheren.
Stap 4: Maak vooraf een evaluatieplan en bepaal je instrument
Als je je projectplan schrijft, plan dan direct je evaluatiemomenten in. In dit plan beschrijf je ook de instrumenten waarmee je de vorderingen meet. Je kunt bijvoorbeeld gebruik maken van vragenlijsten, maar ook van interviews.
De ‘ervaren baat methode’ is een voorbeeld van een goed kwalitatief meetinstrument, Hiervoor vraag je de deelnemers en andere betrokkenen naar de door hen ervaren opbrengsten van het project of de interventie. Met deze open benadering kun je erachter komen waarom en hoe je project werkt, ontvang je directe feedback van je doelgroep en krijg je inzicht in mogelijke onverwachte effecten en bijvangsten.
Tip: Wil je weten welk meetinstrument het beste past bij jouw interventie? Raadpleeg de instrumentenwijzer van Wat Werkt Studio.
Stap 5: Gebruik tussentijdse evaluaties om je project zo nodig bij te sturen of je product te verbeteren
Grotere projecten bestaan vaak uit verschillende of herhaalde interventies over langere tijd. Tussentijdse evaluaties kunnen je helpen checken of je op de juiste weg bent. Gebruik de tussentijdse inzichten om je interventies scherp te stellen of te verbeteren. In de volgende meting kun je dan het effect van de aanpassingen evalueren.
Tip: Inventariseer naast positieve opbrengsten ook onbedoelde, negatieve effecten. Kijk of je deze kunt reduceren door een aanpassing in je aanbod.
Meer weten over evaluaties? Kijk op de websites van Movisie, Wat Werkt Studio en het Kennisplatform Integratie & Samenleving.